Une bonne planification c’est invisible. Quand elle fonctionne, personne ne le remarque. Mais quand ce n’est pas le cas, tout s’arrête : le stress monte, les clients attendent, les coûts grimpent. Un emploi du temps intelligent permet de garder le cap. Cela rend la gestion de l’entreprise aussi fluide qu’une machine bien huilée.
Les meilleurs systèmes n’ont pas besoin d’ajustements constants. Une fois mis en place, ils tournent quasiment tout seuls. Les managers devraient y passer des minutes, pas des heures. Mais cela ne fonctionne que si le système gère les imprévus : échanges de postes, demandes de congé, absences pour maladie. Ces situations sont inévitables. L’enjeu est de les faire paraître anodins, et non comme des crises.
Dans la restauration, c’est encore plus crucial. Le planning détermine la qualité du service. S’il est mal fait, les clients le ressentent. Les managers ont besoin d’un emploi du temps flexible. Et c’est difficile : il ne s’agit pas seulement d’aligner les disponibilités, mais d’anticiper l’avenir. L’activité varie, les préférences du personnel changent, la vie s’en mêle.
Quelle que soit la taille de votre établissement, l’objectif est le même : les bonnes personnes, au bon endroit, au bon moment. Quand tout s’aligne, tout roule : les tâches sont plus efficaces, les clients sont satisfaits, et les employés viennent travailler avec plus de motivation.
1. Comprendre les besoins de l’entreprise
Gérer les horaires efficacement signifie trouver le bon équilibre entre les préférences des employés et les besoins de l’entreprise. Respecter les demandes du personnel améliore le moral et réduit le turnover. Mais les besoins de l’entreprise restent prioritaires. En cas de sous-effectif, les managers devront parfois programmer des employés à des horaires moins idéaux.
Pour bien planifier, les responsables doivent comprendre ce qui dicte les besoins en personnel : saisonnalité, anticipation quotidien de clients, forces de chaque employé, heures de pointe. En tenant compte de ces facteurs, les horaires deviennent plus précis et fiables.
Maintenir un niveau de personnel optimal, ni trop, ni trop peu, est essentiel. Trop de personnel fait grimper les coûts, trop peu crée du stress et nuit à la satisfaction client. Prévoir la demande et organiser les horaires en conséquence permet d’éviter ces problèmes.
Chaque restaurant a ses propres périodes fortes et plus calmes, selon l’heure, le jour ou le mois. Apprendre à gérer cette “charge” réduit les coûts salariaux et renforce la confiance envers l’horaire et dans l’équipe.
2. Utiliser un logiciel de planification
Si vous utilisez encore papier et stylo pour gérer les horaires, vous perdez du temps, et de l’attention précieuse pour des problèmes plus importants.
Un logiciel prend en charge les tâches répétitives : faire correspondre disponibilités et horaires, suivre les heures, exporter vers la paie. Il le fait plus vite, avec moins d’erreurs. Ce qui vous libère du temps pour d’autres priorités, comme améliorer le moral de l’équipe ou comprendre pourquoi les mardis sont toujours sous-staffés.
Les meilleures applications d’horaires sont comme des systèmes d’exploitation pour votre équipe. Elles centralisent les infos du personnel, automatisent la présence, simplifient l’intégration des nouveaux et recueillent les retours. Une bonne app permet les échanges de postes sans 50 messages, montre à chacun où il doit être, et prédit les coûts de main-d’œuvre avec précision.
Des outils comme Pivot offrent déjà :
- Réduction des conflits d’horaires
- Automatisation de la paie
- Optimisation des coûts de main-d’œuvre
- Chat intégré
- Planification multi-sites avec tableau de bord
3. Créer des plannings à la fois prévisibles et flexibles
Les gens aiment savoir quand ils vont travailler. Cela leur permet d’organiser leur vie. Mais ils veulent aussi de la flexibilité, car la vie est imprévisible.
Pourquoi la prévisibilité est importante
Des horaires incohérents épuisent les employés. Ils ne peuvent pas planifier la garde des enfants, un second emploi, ou même un dîner. À long terme, cela entraîne du stress et du turnover. Des études montrent qu’un horaire stable améliore la productivité et le bien-être.
Comment ajouter de la flexibilité sans créer le chaos
La flexibilité ne veut pas dire désordre. Il s’agit de donner un peu de contrôle aux employés :
- Rotation des postes : tout le monde passe par des horaires moins désirables, c’est équitable.
- Horaires fixes : certains préfèrent les mêmes horaires chaque semaine, cela offre une stabilité.
- Candidature aux postes : les employés choisissent leurs créneaux préférés ; les managers les attribuent selon les préférences, l’ancienneté ou la performance.
L’objectif : équilibrer la structure et l’autonomie, la prévisibilité et la flexibilité.
4. Prendre en compte les préférences et disponibilités
Planifier, ce n’est pas juste remplir des cases. C’est respecter le temps des gens. Ignorer la disponibilité entraîne absences et frustrations. La respecter engendre confiance et régularité.
Collecter les disponibilités
Commencez par demander. Utilisez des formulaires simples ou une app comme Pivot pour recueillir les horaires disponibles et indisponibles. L’objectif : des données claires, sans complexité.
Gérer les demandes de manière équitable
Tout le monde ne peut pas avoir son vendredi soir. Fixez des règles : “premier arrivé, premier servi”, rotation des horaires indésirables, possibilité d’échanger les postes. La clé : la transparence.
Automatiser le processus
Le faire à la main est ingérable. Un logiciel suit les disponibilités, détecte les conflits, et propose des plannings optimaux. Certains outils permettent même aux employés de choisir ou prioriser leurs horaires.
5. Communiquer efficacement
Le flou s’installe quand la communication manque. Si l’horaire change et que personne ne le sait, c’est le chaos. Une communication claire et rapide est essentielle.
L’information perd de sa valeur quand elle arrive trop tard. Des mises à jour rapides permettent à l’équipe de s’adapter et de bien réagir.
Les logiciels modernes envoient des notifications push ou des SMS. Cela garantit que tout le monde reçoit les changements à temps et limite les malentendus.
Une communication régulière crée un environnement fiable. Les employés ont confiance dans le système s’ils savent qu’ils seront informés à temps.
6. Ne pas attendre la dernière minute
Rien ne stresse plus qu’un horaire de dernière minute. Le publier un vendredi pour commencer lundi plonge l’équipe dans la panique : changement de plans, garde d’enfants, refus d’autres opportunités. À force, la confiance disparaît.
Le stress monte, le turnover augmente, les échanges de postes aussi, et l’ambiance se détériore.
Choisissez un jour fixe (par ex. tous les vendredis) pour publier l’horaire. Automatisez avec un outil comme Pivot qui envoie des rappels et publie automatiquement. Plus besoin de compter sur la mémoire ou la bonne volonté.
Un horaire prévisible permet aux employés de s’organiser, et à vous de gérer les changements sereinement.
