Planification du personnel de restaurant : les erreurs les plus courantes (et comment les éviter)
La planification du personnel est l’un des aspects les plus sous-estimés de la gestion d’un restaurant. Entre les exigences légales, les préférences des employés, les échanges de postes et les contraintes budgétaires, les erreurs sont faciles à commettre, et coûteuses. Cet article détaille les 10 erreurs les plus fréquentes en matière de planification, leur impact sur votre équipe et votre entreprise, et comment y remédier.
Erreur n°1 : Estimer les besoins en personnel "au feeling"
L’erreur :
Se fier à l’intuition pour créer un horaire mène souvent à des sous-effectifs ou à des sureffectifs. Cela entraîne un service plus lent, des employés stressés et un manque à gagner.
Aujourd’hui, la planification ne doit plus reposer sur des suppositions. Grâce aux bons outils, vous pouvez utiliser des données telles que les tendances par jour de semaine, les prévisions météo, les événements locaux et les ventes passées pour prendre de meilleures décisions.
Par exemple :
Si vos services du midi sont calmes les lundis mais très chargés les vendredis, l’horaire doit le refléter. Si vos commandes augmentent de 20 % à chaque fois qu’il pleut, c’est une opportunité de mieux planifier. Si chaque concert ou match local remplit votre restaurant, il faut prévoir plus de personnel.
Solution :
Utilisez un logiciel de planification avec des fonctions de prévision prenant en compte les ventes historiques, la météo et les événements. Plus vous l’utilisez, plus ses recommandations s’affinent.
Erreur n°2 : Ignorer la législation sur le travail
L’erreur :
Oublier les lois du travail peut coûter cher : amendes, poursuites, réputation ternie, tensions avec les employés. En Californie, par exemple, des lois spécifiques s’appliquent : planification prédictive, indemnité de présence, pauses obligatoires…
Exemple :
vous planifiez un serveur pour 8 heures mais le service est calme et il quitte après 2h. En Californie, il a droit à une compensation partielle.
Autres obligations fréquentes :
- Affichage des horaires 2 semaines à l’avance
- Délai minimum entre deux services
- Respect des pauses légales
- Deux jours de repos consécutifs
- Limiter les heures sup’ excessives
- Recueillir les retours avant validation finale
Solution :
Un bon logiciel signale automatiquement les infractions avant publication de l’horaire. Il peut adapter les règles aux lois locales et vous alerter en cas de dépassement d’heures ou de quart mal planifié.
Erreur n°3 : Suivre les demandes et échanges de postes manuellement
L’erreur :'
Gérer les horaires via papier ou Excel devient vite chaotique dès qu’il y a un changement. Et les changements sont constants : absences, imprévus, échanges…
Solution :
Optez pour une appli d’horaires où les employés peuvent faire leurs demandes, proposer des échanges ou modifier leurs disponibilités depuis leur téléphone. Le manager valide ou refuse en un clic, et tout le monde reste informé.
Erreur n°4 : Payer des heures supplémentaires non nécessaires
L’erreur :
Les heures sup’ passent parfois inaperçues et grugent votre marge. Les erreurs de calcul sont fréquentes sans outil automatisé.
Solution :
Utilisez un logiciel qui alerte en temps réel lorsqu’un employé dépasse les 40h ou va générer des heures sup’. Cela permet d’ajuster l’horaire immédiatement et d’éviter les mauvaises surprises.
Erreur n°5 : Ne pas suivre les heures "réelles" vs. "gagnées"
L’erreur :
Si vos horaires ne reflètent pas la réalité de la demande, vous perdez de l’argent, soit en payant trop inutilement du personnel, soit en perdant des ventes par manque d’effectif.
Solution :
Suivez les heures "travaillées" (réelles) vs. les heures "gagnées" (justifiées par les ventes).
Exemple :
Vos employés ont travaillé 700h, mais les ventes ne justifient que 625h → perte potentielle de plus de 1 000 $.
Conseils :
- Utilisez des outils comme Pivot pour suivre cet écart chaque semaine.
- Formez les managers à en tenir compte.
- Ajustez la durée des shifts ou prévoyez des remplaçants selon la demande.
- Intégrez cet indicateur dans les évaluations de performance.
Erreur n°6 : Ne pas tenir compte des disponibilités
L’erreur :
Planifier un employé absent ou en vacances crée frustration, erreurs, et perte de confiance.
Solution :
Choisissez un outil où les employés peuvent indiquer eux-mêmes leurs disponibilités. Ces données doivent s’intégrer automatiquement aux horaires. Pensez aussi à former les équipes à tenir leurs dispos à jour.
Erreur n°8 : Répartition inéquitable ou sans tenir compte de l’expérience
L’erreur :
Des horaires déséquilibrés créent des tensions. Quand les débutants sont surchargés et les expérimentés sous-exploités (ou l’inverse), cela mène au burnout et au turnover.
Solution :
Équilibrez les horaires en tenant compte de l’expérience, des certifications et de la charge de travail récente. Assurez un bon mix entre juniors et seniors. Un logiciel peut vous aider à suivre cela.
Erreur n°9 : “Clopens” et horaires propices à l’épuisement
L’erreur :
Un clopen, c’est lorsqu’un employé ferme le soir et revient ouvrir tôt le lendemain. C’est l’une des manières les plus rapides de provoquer l’épuisement.
Solution :
Configurez votre logiciel pour interdire les clopens et garantir un repos légal. En cas de violation, une alerte s’affiche avant la publication de l’horaire. Cela montre aussi à votre équipe que leur bien-être compte.
Ne laissez pas la planification devenir un cauchemar
Un bon horaire, ce n’est pas juste un tableau, c’est un levier stratégique pour réduire vos coûts, rester conforme et motiver vos équipes. En évitant ces erreurs et en investissant dans les bons outils, votre restaurant peut gagner en efficacité, en rentabilité, et en sérénité.
